E. Bedrijfsvoering

Inleiding
In deze paragraaf behandelen wij een aantal zaken die van belang zijn voor de bedrijfsvoering in het begrotingsjaar.

Bedrijfsvoering is geen doel op zich. Het is een belangrijk middel om de resultaten die we als bestuur willen bereiken, ook daadwerkelijk realiseren.

Personeel en Organisatie
De Cao Gemeenten 2019-2020 is afgelopen per 1 januari 2021. De onderhandelingen over een nieuwe cao verlopen langzaam, waardoor er nog geen nieuwe cao is. De ontwikkeling van de salariskosten in 2021 en 2022 zijn daardoor op dit moment nog niet bekend. De salariskosten bestaan uit lonen en sociale premies. In deze begroting hebben we gerekend met een toename hiervan met in totaal 1,3% voor 2022.

Organisatie- en personeelsontwikkeling staat ook in 2022 hoog op de agenda. In 2021 zijn we gestart met strategische personeelsplanning. Doel hiervan is het verbinden van de ontwikkelingen in de maatschappij en de gestelde eisen aan een gemeente met de personeelsbezetting. Dit geven we in 2022 verder vorm. De acties zijn o.a. gericht op het bevorderen van arbeidsmobiliteit, opleiden&ontwikkelen en werken aan/met competenties. Daarnaast onderzoeken we de mogelijkheid voor het houden van een medewerkerstevredenheidsonderzoek.

Nieuwe werksituaties (onder andere naar aanleiding van COVID-19), de bijgewerkte arbocatalogus gemeenten en nieuwe inzichten maken dat we ook in 2022 werken aan de actualisering van de Risicoinventarisatie en -evaluatie.
Ook de bedrijfsnoodplannen bekijken we opnieuw met aandacht voor de bezetting van de bedrijfshulpverlening (BHV). We verwachten dat deze bezetting anders is dan vóór de pandemie wegens de veranderende omstandigheden met betrekking tot thuiswerken. Dit heeft naar verwachting gevolgen voor de operationele BHV-aansturing, ontruimingsoefeningen en oefeningen met de zogenaamde evac chairs.

Huisvesting - Verduurzamen stadhuis
In 2019 startten we met de voorbereiding voor het verduurzamen van het stadhuis. In de raadvergadering van 30 juni 2019 heeft de gemeenteraad besloten hiervoor een krediet van € 2,2 miljoen beschikbaar te stellen. In de tussenliggende werkten we dit plan op hoofdlijnen meer in detail uit. De verdere uitwerking en uitvoering loopt naar verwachting door tot in 2023.

Financiën
De Begroting 2022 is via de website (https://terneuzen.pcportal.nl/ ) te raadplegen.
In 2022 zetten wij in op een verdere doorontwikkeling van Planning & Control documenten. Dit doen we graag met een afvaardiging van de gemeenteraad.

De volgende drie onderwerpen willen wij in 2022 realiseren:

• de jaarrekening 2021 eerder afsluiten zodat de gemeenteraad deze één raadsvergadering eerder (begin juni 2022) kan behandelen;
• een evaluatie van de beleidsmatige voortgangsrapportage zodat deze meer toegevoegde waarde kan bieden;
• het bieden van financiële ondersteuning bij de informatiebehoefte van het coalitieproces.

Daarnaast blijven we de financiële perioderapportage optimaliseren. De (financiële) middelen worden schaarser, dus is er meer behoefte aan stuurinformatie. Daarom nemen we gedurende het jaar een financiële prognose op in die rapportage.

We zorgen voor de verdere invulling van de voorwaarden uit het horizontaal toezicht van de Belastingdienst. Hieronder valt het proactief (per kwartaal) nemen van steekproeven op o.a. BTW verwerking.

Controlling
Vanaf 2022 legt het college een rechtmatigheidsverantwoording af. Dit is nieuw en was eerst gepland voor 2021. De invoering is verschoven van 2021 naar 2022. In de jaarrekening 2021 spreekt de accountant voor het laatst een oordeel uit over de getrouwheid en de rechtmatigheid. In de rechtmatigheidsverantwoording geven wij aan in hoeverre de in de jaarrekening opgenomen baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met de financiële bepalingen in relevante wet- en regelgeving en met de door de gemeenteraad vastgestelde kaders, zoals de begroting en de verordeningen. Dit betekent dat de accountant vanaf het boekjaar 2022 in de controleverklaring alleen nog een oordeel geeft over de getrouwheid van de jaarstukken. De rechtmatigheidsverantwoording van het college is onderdeel van deze jaarstukken. En daarmee neemt de accountant deze verantwoording mee in het getrouwheidsoordeel. Wij hebben de afgelopen jaren in de organisatie maatregelen genomen om te kunnen voldoen aan de eisen van de rechtmatigheidsverantwoording. Door het uitstel van een jaar, draaien we in 2021 ‘proef’ om goed voorbereid te zijn op de invoering in het boekjaar 2022.

Inkoop
Jaarlijks stellen wij aan de hand van een inkoopanalyse en de begroting een inkoopactieplan op. Hierin zijn aan de hand van een prioriteitenstelling de specifieke inkoopactiviteiten voor dat jaar opgenomen. Waar mogelijk passen wij Social return on investment (SROI) toe. SROI houdt in, dat we mensen met een 'afstand' tot de arbeidsmarkt betere kansen geven op een baan. Als het mogelijk en zinvol is werken wij samen met de gemeenten Hulst en Sluis. Wij leveren de inkoopondersteuning voor de gemeente Sluis en de RUD Zeeland.

Juridische zaken
Onderstaand gaan wij in op drie wetsvoorstellen en een nieuwe wet.

Voorstel Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur
Deze aanpassing van de Gemeentewet wil integriteit bij overheden verbeteren. Het gaat onder meer om een verplichte Verklaring Omtrent het Gedrag voor wethouders. Ook komt er een verduidelijking van de regels over belangenverstrengeling. De regering wil dit wetsvoorstel nog voor de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2022 in laten gaan.

Voorstel tot wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen in verband met het versterken van de democratische legitimatie
Dit wetsvoorstel wil de kaderstellende en controlerende rol van gemeenteraden bij gemeenschappelijke regelingen versterken. De wet past bestaande instrumenten in de wet aan en vult ze aan. Een datum waarop deze wijziging ingaat is nog niet bekend.

Voorstel Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer
Al veel jaren is de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer in voorbereiding. Deze wet treedt wellicht in 2022 in werking. Deze wet zorgt voor een aantal veranderingen voor gemeenten op het gebied van elektronisch verkeer. Zo moeten we voor elk formeel bericht een elektronisch kanaal aanwijzen waarop burgers en bedrijven ons kunnen bereiken. Ook regelt de wet de mogelijkheid om beveiligde berichten te versturen via een berichtenbox, zoals MijnOverheid en Ondernemersplein.

Wet elektronische publicaties
De wet elektronische publicaties trad op 1 juli 2021 in werking. Deze wet regelt de toegankelijkheid van (voorgenomen) overheidsbesluiten. Het gaat om alle algemene wettelijk voorgeschreven bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen van (voorgenomen) besluiten. Die moeten we op www.officielebekendmakingen.nl zetten.
Burgers kunnen zo op één website alle algemene bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen van alle overheden bekijken. Nu kunnen burgers stukken bekijken bij de publieksbalie. Die moeten per 1 juli 2022 ook online in te zien zijn.

Informatiebeveiliging en privacy
Onze technische infrastructuur wordt de komende jaren alleen maar meer belast. De infrastructuur beperkt zich allang niet meer tot de gemeentelijke gebouwen. De digitale wereld en daarmee ons werkgebied omvat de gehele digitale infrastructuur over de hele wereld. Het afgelopen jaar zijn daar vele thuiswerkplekken bijgekomen. Het is niet meer vanzelfsprekend dat medewerkers hun werk verrichten vanuit een gemeentelijk gebouw. Daarbij geldt ook een steeds grotere afhankelijkheid van derde partijen. Veel wordt in cloud-omgevingen aangeboden, serviceproviders zijn een belangrijk onderdeel van onze afhankelijkheid.
Dit betekent dat het werkgebied om alle systemen te beveiligen ook steeds groter wordt. Datalekken, digitale verstoringen, incidenten, digitale criminaliteit, ransomware, Ddos-aanvallen en phishingmail zijn niet meer uit onze maatschappij weg te denken. De cybercriminelen vinden steeds nieuwe kwetsbaarheden in de apparatuur, programmatuur en netwerken waar wij dagelijks gebruik van maken. Het is van groot belang om de dagelijkse vernieuwingen en updates van programmatuur en apparatuur bij te houden.
Menselijk falen vormt nog het grootste deel van de beveiligingsincidenten. Er is een steeds hogere dreiging van cybercriminaliteit. Afpersing door de inzet van ransomware blijkt succesvol. Ransomware, maar ook diefstal van informatie door criminelen, heeft een grote impact op de organisatie die daarvan het slachtoffer is. Het is aan ons om te zorgen voor digitale weerbaarheid. Het maakt daarom niet uit of  een technische fout of menselijk falen een verstoring veroorzaakt. Wij moeten met elkaar de bedrijfscontinuïteit waarborgen. Het is van belang dat informatiebeveiliging en privacy een vast onderdeel zijn van alle processen en werkzaamheden die we iedere dag uitvoeren.

Als basis voor een goede informatiebeveiliging is de Baseline Informatieveiligheid voor de Overheden (BIO) van kracht. De BIO blijft een belangrijk instrument voor informatieveiligheid. Wij proberen om de normen zo veel mogelijk toe te passen in onze infrastructuur.

In 2022 tonen wij door middel van een rechtmatigheidstoets aan dat wij voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG betreft risico gestuurde wet- en regelgeving. Privacy vormt daarmee ook een juridisch en financieel risico voor onze organisatie. De aantoonbaarheid op het gebied van de AVG vermindert de juridische en financiële risico’s. 
De jaarlijkse rapportage van de Functionaris Gegevensbescherming laat zien dat wij als gemeente op de goede weg zijn. ‘Privacy by design’ is het uiteindelijke doel. Dat wil zeggen dat bij alles wat we doen, we in een zo vroeg mogelijk stadium zowel technisch als organisatorisch een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens willen garanderen.

Informatievoorziening
Wij verwachten in 2022 het informatiebeleidsplan vast te stellen. In het informatiebeleidsplan staat wat we de komende jaren moeten en willen doen om onze informatievoorziening op orde te brengen en te houden. De noodzakelijke investeringen voor hard- en software zijn opgenomen in het meerjarenplan ICT. Per 1 januari 2022 vormen we vanuit verschillende teams een nieuw team Informatisering en Automatisering (I&A).
In 2022 sluiten we aan op het digitaal stelsel omgevingswet (DSO).

Geodesie
Wij vervullen een leidende rol in de samenwerking met de overheden in de Provincie Zeeland op het gebied van landmeten/geodesie. Voorbeelden hiervan zijn het samen vaststellen van de missie, het gezamenlijk aanbesteden van de luchtfoto's en het samen maken van de basisregistratie grootschalige topografie (BGT). Daarbij werken we met apparatuur om, uit luchtfoto's, efficiënt de basisregistraties bij te houden. Dit doen we samen met het waterschap 'Scheldestromen'.

In 2022 werken we verschillen weg tussen de Waardering Onroerende Zaakbelasting, de Basis Administratie Gebouwen en de Basisregistratie Grootschalige Topografie. Hiermee bereiden we ons voor op een nieuwe objectenregistratie: de Samenhangende Objecten Registratie (SOR) die in 2025 operationeel moet zijn. Deze SOR is een initiatief van de Rijksoverheid.

Archivering
We spraken met het Zeeuws Archief af, dat zij in 2022 het bouwarchief ook extern toegankelijk maken. Dit kan nadat wij hebben besloten van welke gevoelige objecten we de openbaarheid willen beperken. Te denken valt hierbij aan tekeningen van bankgebouwen, chemische bedrijven, de Westerscheldetunnel en dergelijke.

We geven in 2022 verder uitvoering aan het meerjarenplan voor (de voorbereiding van) de overbrenging van onze digitale archieven naar het E-depot van het Zeeuws Archief. Verder verfijnen we in 2022 het monitoringssysteem voor de kwaliteitscontroles vanuit de Archiefwet.

Communicatie
De gemeente opereert in een sterk veranderende omgeving. Hierin krijgt communicatie een meer proactieve en interactieve invulling. Inwoners zijn mondiger, willen meer invloed en sneller duidelijkheid over veranderingen binnen hun gemeente. Vooral door inzet van sociale media zijn onze directe contacten met inwoners intensiever. Dit draagt bij aan de kwaliteit van de communicatie en meer begrip bij inwoners.

Daarnaast volgen de ontwikkelingen op het gebied van communicatie elkaar in razend tempo op. Het nieuws verspreidt zich steeds sneller en via meer kanalen. We spelen in op de belangrijkste trends en zorgen voor borging van een eenduidige uitstraling van onze gemeente. We doen dit pragmatisch en innovatief. Ook willen we dit continue verbeteren hiervan. Ook coachen en ontwikkelen we het communicatiebewustzijn en de communicatievaardigheden van onze medewerkers met trainingen. En we stimuleren helder taalgebruik, beeldcommunicatie en communicatie via digitale platforms.